Az elmúlt évek mindenki által jól ismert eseményei a munka világában jelentős eltolódást eredményeztek az otthoni munkavégzés felé, a munkavállalók egyidejű irodai jelenlétének minimalizálása irányába.

Bár bizonyos ágazatok esetében korábban sem volt ismeretlen a távmunka és ezzel együtt az online csoportmunka fogalma, de döntő többségünk számára a munkavégzés ilyen formája egy abszolút ismeretlen területnek számított a 2020 előtti világban. Ám a munka újraszerveződő világában ez idáig ismeretlen mértékben vált szükségessé az online csoportmunkában rejlő lehetőségek azonnali és teljes vállalati horizonton átívelő sikeres alkalmazása.

A körülményeket tovább nehezítette, hogy a kényszerű és váratlan útkeresés nem csak a vállalati működés, de – életünk minden területét átszőve – társadalmunk működési dinamikája esetén is radikális változásokat hozott. Az eddigi szabályokat átíró, átfogó változás következményeinek már tudományos körökben is felismerhető kutatási irányai jelennek meg.

Hogy miben is rejlik a hatékony online együttműködés esszenciája, és az új kihívások mellett milyen válaszok adhatók a dolgozói teljesítmény fokozására az online csoportmunka keretein belül, azt próbáljuk meg körüljárni ebben a pár szerény bekezdésben.

1. Nincs sikeres együttműködés hatékony kommunikáció nélkül

Az online csoportmunka által okozott kihívások titka talán annak újdonságában rejlik. A mindennapi, valós (földrajzi) térben történő érintkezéssel ellentétben non-verbális kommunikációs eszközeink használata és használhatósága nagy mértékben mérséklődik.

Ennél fogva eddigi hatékonynak vélt kommunikációs csatornáink teljes újratervezése vált szükségessé. Ne ragaszkodjunk régi, eddig bevált módszereinkhez, legyünk nyitottak az új felé, tájékozódjunk és folyamatosan fejlesszük kommunikációs stratégiánkat.

2. A hatékony kommunikáció támogató eszközei

Mára a technológia oldaláról az online együttműködést, kommunikációt segítő eszközök végtelen sora kínálkozik a felhasználók életének megkönnyítésére, megadva a döntés szabadságát mindannyiunknak.

Mindenképp törekedjünk arra, hogy az általunk használat eszközök számát minimalizáljuk, a kevesebb néha több. De tartsuk szem előtt, hogy eszközeinknek a dolgozói teljesítmény fokozását, a hatékonyság növekedését kell szolgálniuk. Ne hagyjuk, hogy egy meghaladott chat alkalmazás limitációi szabjanak korlátot fejlesztő törekvéseinknek.

Mire lehet szükségünk:

• dokumentum megosztó felület, mely minden érintett számára segít a csoportmunka eredményeként létrejövő dokumentumok folyamatos nyilvántartásában és verziókövetésében
• videókonferencia felület, ami hatékonyan segíti a mindennapi kapcsolattartást
• menedzsment felület, mely segíti a feladatok ütemezését a felelősségi körök meghatározását, nyomonkövetését

3. „Meetingelj” jól online – a videókonferencia

Még ha időközben szitokszóvá is vált és mindannyiunknak azonnal elmegy a kedve munkanapunk további részétől amint felvillan a kis emlékeztető monitorunk jobb sarkában, munkahelyi életünk megkerülhetetlen részévé vált – és hatékony együttműködésünk egyik fundamentuma – a rendszeres és jól strukturált egyeztetéseken való online részvétel.

Nem elegendő azonban szervezőként pusztán meghívónk frappáns címének megalkotásában kiteljesednünk és a jó szerencsében bíznunk a siker érdekében. Vagy épp résztvevőként elnémítva gubbasztanunk az éterben.

Legyünk tisztában vele, hogy:

• kameránk használata segít, nem hátráltat. Online egyeztetések során kameránk használata teret nyit a non-verbális kommunikációs eszközökben rejlő lehetőségek kihasználására. Az emberi közlés mindössze 30%-a történik verbális úton, a többi az arc, szem, fej, kéz, láb által. Ne fosszuk megmagunkat és kollégáinkat a sanda tekintetek, a heves bólogatások és ellenkezések látványától!
• mi a tervezett egyeztetés célja, milyen eredményt várunk el a megbeszélés végén?
• kit miért hívtunk meg a megbeszélése, milyen szerepet szánunk a meghívottaknak, aktív vagy passzív részvételt várunk el tőlük?
• milyen eszközökkel tudjuk megbeszélésünkbe bevonni az egyes résztvevőknek? Miként adhatunk teret a különböző személyiségjegyekkel rendelkező kollégák hatékony bevonásának (kiscsoportos egyeztetések, szavazások, tesztek, stb.)?

4. Dolgozz online is vállt vállvetve

Mindannyian ismerjük az egyébként hétköznapi, mégis felemlő érzést, mikor az előttünk tornyosuló feladatrengetegen az iroda egyik eldugott szegletében leszünk úrrá sorsunkon osztozó kollégánkkal. Mielőtt a távmunka világában elveszve gyászolnánk régi életünk egy újabb építőkövét, érdemes elgondolkozunk azon, hogy a rendelkezésre álló technológiai eszköztár elemei közül miként emelhetünk be olyan alkalmazásokat, melyek továbbra is lehetővé teszik számunkra a hatékony kiscsoportos együttműködést. Tudjunk elvonatkoztatni az új keretek látszólagos formalitásaitól és merjünk továbbra is szemtől szemben együttműködni az új fórumokon is.

5. Öt perc magány mégis kell

Éljünk az otthoni munkavégzés által nyújtott lehetőségekkel, és teremtsük meg magunk számára a lehetőséget a földrajzi távolság adta magány kiaknázására. Igyuk meg otthon a saját szájízünk szerint választott pörkölésű kávébabból készült lélekerősítőnket. Lépjünk ki csendes kertvárosi teraszunkra vagy épp a nyüzsgő és frissen sült briós illatával telített újlipótvárosi utcára néző erkélyünkre, némítsuk le telefonunkat és engedjük szabaddá kreativitásunkat. Ilyenkor nem kell tartanunk attól, hogy gondolatmenetünk közepén toppan be irodánkba a szabadságáról visszatérő, sziporkázó kolléga vagy épp Plíniuszi kitörésként robban körülöttünk „open office”-unk egyébként állandó, távolba vesző moraja.

Higgyük el, ezzel olykor nem csak magunkért, de a közös munka sikeréért is sokat teszünk.